POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

REENCAFÉ S.A.S importadora y comercializadora de llantas de automóvil, camión, camioneta y reencauche a nivel nacional, llantas y repuestos de motocicletas, en adelante LA SOCIEDAD, con domicilio principal en la ciudad de Pereira, identificada con el NIT 800.128.680 – 1, como responsable del tratamiento de datos personales, y dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y las normas que la modifiquen, adicionen o complementen, en adelante la Ley, tomando en consideración a los titulares de los datos personales e información contenidos en sus bases de datos, se permite comunicar las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales.

 

1.  ALCANCE

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de LA SOCIEDAD, cuyo titular sea una persona natural o jurídica.

LA SOCIEDAD, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que, en cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene sus políticas para el tratamiento y protección de los datos personales.

 

2. RESPONSABLE Y ENCARGADO

• El responsable del tratamiento de los datos personales, es LA SOCIEDAD persona jurídica de derecho privado, domiciliada en la ciudad de Pereira, con personería jurídica e identificada con el NIT. 800.128.680 – 1.
• La Encargada del Tratamiento de los datos personales por cuenta de LA SOCIEDAD son todas las personas Naturales y Jurídicas que captan datos personales para REENCAFÉ S.A.S.
• El oficial de Protección de datos personales es: Marino Ospina Rodríguez.

Los datos de contacto son:

Dirección: Calle 45 N.º 8b – 45

Teléfono Fijo: 57 – 6 – 3365892

Teléfono Celular: 312 -2868561

Correo Electrónico: protecciondedatos@reencafe.com 

Página Web: www.reencafe.com

Ciudad:  Pereira

 

3. MARCO LEGAL

● Constitución Política de Colombia, Artículo 15 y 20.

● Ley Estatutaria 1266 de 2008.

● Decreto Reglamentario 2952 de 2010.

● Ley Estatutaria 1581 de 2012.

● Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.

● Doctrinas y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio.

● Jurisprudencia aplicable.

 

4.    DEFINICIONES

Para el cabal entendimiento y aplicación del contenido de la presente política, a continuación, se describen los principales conceptos cuyo significado ha sido definido a partir de los lineamientos de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias. Por lo anterior, los mismos han de ser interpretados de manera integral y en consonancia con el derecho fundamental que desarrollan.

Las siguientes definiciones son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que se encarga de regular la protección de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. El consentimiento puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir que otorgó la autorización.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal privado: Aquel cuyo conocimiento es restringido al público.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano etc.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Oficial de Protección de datos personales: Persona Natural o Jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, se encarga de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta, para cumplir la norma de protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la empresa.

Transferencia: Envío de datos, dentro o fuera del territorio nacional, cuyo remitente y, a su vez, destinatario, es un Responsable del Tratamiento de Datos.

Transmisión: Comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el Responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos.

Titular: Persona Natural o Jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  

Sistema de Video Vigilancia: Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo con todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. La finalidad del sistema de video vigilancia consiste únicamente en resguardar la seguridad de la empresa y sus empleados.

 

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La SOCIEDAD garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, honra e imagen personal, con tal propósito, todas las actuaciones se regirán por los postulados de la buena fe, la legalidad, la autodeterminación informática, la libertad y la transparencia. Así mismo, para garantizar la protección de los datos personales en el tratamiento de estos, LA SOCIEDAD, aplicará de manera integral los siguientes principios tomados de la normatividad vigente en Colombia.

 

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que deberá sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6.    BASES DE DATOS.

6.1. Contenido.

En las bases de datos de LA SOCIEDAD, se almacena información general de personas naturales y jurídicas (clientes, empleados, proveedores y socios),tales como: nombre completo, tipo y número de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil).

Adicional a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, LA SOCIEDAD, puede tener información específica requerida para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados, se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos, EPS, entre otros). 

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

6.2. Tratamiento

La información que consta en las bases de datos de LA SOCIEDAD, es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, recopilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con el propósito por el cual fue creada la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

A continuación, se describen los principales escenarios que dan lugar al tratamiento de información personal y sus finalidades:

1. Proveedores / compras y adquisiciones: Suministran datos a través del diligenciamiento del formulario de vinculación y/o actualización de datos y por medio de los soportes adjunto a dicho formulario cumpliendo con las obligaciones tributarias, contractuales y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de particulares en ejercicio de funciones públicas, Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección, entablar relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar niveles de calidad en productos o servicios prestados, verificación del cumplimiento de la competencia, idoneidad técnica, profesional, personal y de aspectos de salud ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus subcontratistas, Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones, además de antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, vincular al proveedor jurídica y comercialmente con La Compañía, permitiendo su registro y vinculación en los sistemas de gestión para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación, formalizar el relacionamiento contractual con el proveedor, controlando la cabal ejecución de las obligaciones asumidas, evaluar el desempeño y resultados del proveedor con miras al fortalecimiento de los procedimientos de contratación o abastecimiento, remisión de información y comunicación de directrices y procedimientos para ejecutar los actos acordados, generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida, realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con colaboradores, contratistas o proveedores que LA SOCIEDAD pueda tener, que deban tener conocimiento de los datos para la adecuada prestación de los servicios, LA SOCIEDAD podrá contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política. En ningún caso LA SOCIEDAD enajenará o entregará esta información a un tercero a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior. LA SOCIEDAD podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.

2. Gestión del Talento humano y relaciones laborales: a) Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral, supliendo las vacantes o requerimientos de personal de las distintas áreas y funciones de La Compañía. b) Verificar antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, comerciales y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral, según los requerimientos del cargo a proveer. c) Gestionar ante las autoridades administrativas, la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral. d) Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de La Compañía, permitiendo el desarrollo de las actividades contables, administrativas y financieras propias del vínculo laboral. e) Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación y pago de nómina. f) Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar. Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del cargo y lineamientos corporativos. h) Gestionar los acuerdos y compromisos derivados de pactos o negociaciones colectivas. i) Gestionar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, propendiendo por la mitigación de riesgos. j) Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores con miras a la determinación del plan de carrera y desarrollo integral. k) Gestionar los procedimientos de desvinculación o jubilación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes. l) Garantizar el derecho de asociación colectiva y gestionar los aspectos económicos, administrativos, sociales y organizacionales derivados de su ejercicio. m) Gestionar el desarrollo y cumplimiento de las labores operativas y funcionales asociados al perfil del cargo. n) Gestionar la consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de La Compañía para el desarrollo de sus funciones. o) Gestionar los procedimientos de Visitas domiciliarias y pruebas de poligrafía cuando se requiera en el proceso de selección por tratarse de un cargo crítico.

3.Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de LA SOCIEDAD, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

a)  Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.

b)  Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía;

c)  Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad

d)  Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas

4.Clientes y usuarios: a) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo. b) Vincular jurídica y comercialmente al cliente permitiendo su registro en los sistemas de gestión de la Compañía para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación (mediante factura electrónica de venta, órdenes de compra). c) Formalizar el relacionamiento contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento del objeto contractual. Gestionar las labores logísticas y de cumplimiento legal. e) Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de PQRS. f) Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados, procurando el fortalecimiento de la gestión comercial. g) Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo o promoción de marcas y productos de La Compañía, conservando eventualmente el registro de los titulares asistentes mediante grabación, fotografía o cualquier otro medio físico o automatizado. h) Formalizar y soportar los términos de las negociaciones con los clientes especiales de La Compañía, permitiendo el perfeccionamiento y entrega de los productos de LA SOCIEDAD, asimismo, suscribir contratos estableciendo los lineamientos del negocio      i)  Suscribir y diligenciar el documento para solicitudes de crédito y los documentos que acompañan dicha solicitud, como el pagaré y la carta de instrucciones.

La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal.

En cumplimiento de los deberes legales y según Artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, LA SOCIEDAD, podrá suministrar la información registrada a:

▪  Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, acreditando su identidad en forma suficiente.

▪  Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

▪  Los terceros debidamente autorizados por el Titular o por la Ley.

LA SOCIEDAD, se compromete a velar por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores. 

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA SOCIEDAD, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.3. Finalidad

La información recolectada por LA SOCIEDAD, tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como empresa encargada del comercio de partes, piezas (autopartes), accesorios (lujo), combustible, para vehículos automotores, reencauche de llantas usadas y el comercio de motocicletas y de sus partes, piezas y accesorios. LA SOCIEDAD, guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. 

La información sobre clientes, proveedores, socios, contratistas y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. 

6.4. Vigencia

Las bases de datos administradas por LA SOCIEDAD, se mantendrán indefinidamente, mientras estas cumplan su propósito o mientras sean necesarias para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable.

 

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo previsto en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tendrán los siguientes derechos:

✔  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA SOCIEDAD, o a los Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

✔  Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA SOCIEDAD, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no sea necesaria autorización, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 la Ley 1581 de 2012.

✔   Ser informado por LA SOCIEDAD, o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

✔   Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen esta.

✔   Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que LA SOCIEDAD, o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente y a la Constitución.

✔   Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

8.    DEBERES DE LA SOCIEDAD

 De conformidad con lo previsto en el Artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, LA SOCIEDAD y el Encargado del tratamiento tendrán los siguientes deberes:

✔  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

✔  Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de datos.

✔  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

✔  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

✔  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

✔  Actualizar oportunamente la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

✔  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

✔  Registrar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto.

✔  Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

✔  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la normatividad vigente.

✔  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

✔  Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.

✔  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

✔  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

✔  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

✔  Registrar en la base de datos la leyenda “Reclamo en trámite” en la forma en que se regula la ley.

✔  Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

✔  Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

✔  Permitir acceso a la información únicamente a las personas o instituciones autorizadas.

✔  Implementar el sistema de Video Vigilancia solo cuando sea necesario para el cumplimiento de la finalidad propuesta, respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas.

✔  Limitar la recolección de imágenes a las estrictamente necesarias para cumplir el fin específico previamente concebido.

 

9. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

LA SOCIEDAD, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos que no sea necesario según Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:

▪ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

▪ Datos de naturaleza pública

▪ Casos de urgencia médica o sanitaria.

▪ Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

▪ Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

9.1. Medios para obtener autorización

Para la obtención de la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado, LA SOCIEDAD, se valdrá del documento físico o electrónico en un formato que permita su prueba, consulta y verificación. En ningún caso el silencio podrá asimilarse como aceptación al tratamiento de datos.

    

Asimismo, LA SOCIEDAD podrá obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado por medio de Conductas inequívocas: Si por alguna razón LA SOCIEDAD tuviere información, sin la respectiva autorización expresa del titular y al estar en su base de datos, le dará el tratamiento de “conductas inequívocas”, según el Decreto Reglamentario 1377 Artículo 7. Por habernos suministrado la información mínima como: Número de Cédula o Nit, Nombre o Razón Social, Dirección y Teléfono derivado de una transacción comercial entre LA SOCIEDAD y el titular. Esta información sólo se utilizará para efectos contables y reporte a entidades públicas o privadas. (Decreto Reglamentario 1377 de 2013 Artículo 7. Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización).

9.2. Pruebas de la autorización

LA SOCIEDAD, conservará la prueba de la autorización otorgada por los Titulares, para lo que utilizará los mecanismos disponibles a su alcance y de forma directa, tomando acciones que permitan la custodia de los registros por fecha de obtención.

9.3. Revocatoria de la Autorización

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a LA SOCIEDAD, la supresión de los datos personales o la revocación de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos siempre y cuando no exista ningún deber legal o contractual que requiera su permanencia en las bases de datos.

Para lo anterior el Titular podrá comunicarse con LA SOCIEDAD, o el encargado del tratamiento y hacer su solicitud de manera escrita, ya sea en físico o electrónicamente al correo: reencafepereira@reencafe.com    

 

10. PROCEDIMIENTOS

10.1. Consultas

Los titulares o quien se encuentre legitimado por este, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de LA SOCIEDAD.

Toda solicitud de consulta, deberá presentarse por escrito a la dirección Calle 45 # 8b – 45 en la ciudad de Pereira o por correo electrónico protecciondedatos@reencafe.com, de acuerdo a la información contenida en este documento. Se mantendrá prueba de solicitud para efectos legales.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2. Reclamos

Si el Titular o quien se encuentre legitimado por este, consideran que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan la presunta vulnerabilidad de sus derechos o incumplimiento de los deberes de LA SOCIEDAD, podrán formular su reclamo por escrito de manera física o electrónica, de acuerdo a la información contenida en este documento, conteniendo la información estipulada por Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

▪ Identificación del Titular

▪ Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

▪ Dirección del Titular

▪ Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida y completa, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "Reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. INFORMACIÓN ALMACENADA EN LAS BASES DE DATOS DE LA SOCIEDAD:

      

En las bases de datos de LA SOCIEDAD, se almacena información general de personas naturales y jurídicas, como: nombre completo, tipo y número de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil).      

Adicional a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, LA SOCIEDAD puede tener información específica requerida para el tratamiento al que serán sometidos los datos.

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

 

11.1. Medidas de Seguridad de la Información

● Las bases de datos de la compañía son protegidas con copias de seguridad diarias, que garantizan la permanencia en el tiempo de las mismas. El responsable tanto de la información como de las copias de seguridad es el Jefe de Sistemas, delegado como tal por la Gerencia de LA SOCIEDAD.

● Los usuarios encargados manejan un código de acceso único y contraseña confidencial, dejando soporte en el sistema de sus fechas y horas de acceso a la plataforma o cambios en la información.

● Es obligación de todos los empleados y colaboradores de LA SOCIEDAD informar cualquier actividad sospechosa que de indicios de violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los Datos Personales.

12. SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA

Los sistemas de video vigilancia implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales (sensibles) de acuerdo con la redefinición contenida en la Ley 1581 de 2012, y en consecuencia el manejo o Tratamiento de datos personales deben ser observados bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia, contenidos en el Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia.

Por esta razón, esta política permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por video vigilancia. LA SOCIEDAD pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semi privados, públicos y sensibles de sus titulares.

Los datos tratados mediante sistemas de video vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. En este sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.

 

12.1 Finalidad

Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes:

● Recopilación de imágenes de video de los clientes y visitantes.

● Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.

● Disuadir conductas irregulares de terceros.

● Controlar el ingreso de usuarios, visitantes y empleados a las instalaciones de LA SOCIEDAD.

Cada cámara de seguridad que se encuentre instalada en los establecimientos de comercio de LA SOCIEDAD cuenta con un aviso de privacidad, el cual informa a todos los usuarios, visitantes y empleados que se encuentra grabando y monitoreando para fines de seguridad y los contenidos en la presente Política. Es por esta razón, que los titulares de la información dan su autorización mediante conductas inequívocas, las cuales permiten concluir a los responsables que se otorgó la autorización, pues se comunica previamente a las personas que van a ingresar a un establecimiento que sus imágenes van a ser tomadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al establecimiento.

Aviso de Privacidad: Se establecerá un aviso de privacidad en zonas cercanas a los lugares en que se realice el monitoreo por video, el cual contará con información mínima sobre el tratamiento, destinaciones específicas y demás información del interés del titular de los datos personales.

13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y MODIFICACIONES

La presente Política de Tratamiento de Información Personal de LA SOCIEDAD, rige a partir del día ocho (8) de noviembre del 2016. LA SOCIEDAD, se reserva el derecho a modificar la presente política en cualquier momento, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.